Personalliggare i byggbranschen och ID06: regler, ansvar och kontrollavgifter

Varför byggarbetsplatser har personalliggare

Personalliggare i byggbranschen infördes den 1 januari 2016. Syftet är att motverka svartarbete och osund konkurrens. Skatteverket ska kunna komma ut på en byggarbetsplats, se vilka som arbetar där och jämföra med vilka som är registrerade och redovisade. Byggbranschen har långa kedjor av underentreprenörer och mycket inhyrd personal – det är där kontrollen behövs.

Reglerna finns i skatteförfarandelagen (SFL, 2011:1244): främst 39 kap. 11 a–12 §§ om personalliggare, 7 kap. 2 a § om anmälan av byggarbetsplats, 42 kap. om kontrollbesök och 50 kap. om kontrollavgift. De tekniska kraven på systemen finns i skatteförfarandeförordningen och i Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2015:6.

Personalliggaren är inget arbetsmiljödokument, men den används ofta också för att veta vilka som är på plats vid en utrymning eller olycka. Den ersätter inte arbetsmiljöplanen eller samordningen som BAS-U ansvarar för.

När krävs personalliggare? Gränsen på fyra prisbasbelopp

Skyldigheten gäller byggarbetsplatser i Sverige där det bedrivs byggverksamhet. Med byggverksamhet menas om-, till- och nybyggnad, reparation och underhåll, rivning av byggnadsverk och verksamhet som bedrivs till stöd för sådana arbeten (39 kap. 2 § SFL). En byggarbetsplats kan anges med adress, fastighetsbeteckning eller koordinater.

Enligt 39 kap. 11 b § SFL behöver byggherren inte tillhandahålla utrustning – och därmed behöver ingen liggare föras – i två fall:

• Så länge den sammanlagda kostnaden för byggverksamheten på byggarbetsplatsen inte kan antas uppgå till mer än fyra prisbasbelopp. Prisbasbeloppet för 2026 är 59 200 kronor, så gränsen är 236 800 kronor.
• När byggherren är en fysisk person som inte utför eller låter utföra arbetena i näringsverksamhet – till exempel en privatperson som bygger om sitt eget hus.

Gränsen gäller hela byggarbetsplatsen, inte varje entreprenörs del. Bedöms kostnaden från början ligga under gränsen men växer, till exempel genom tilläggsbeställningar, inträder skyldigheten när det kan antas att gränsen passeras. Följ därför upp prognosen, inte bara den ursprungliga kontraktssumman. Ett ramavtal skapar enligt Skatteverket i regel ingen byggarbetsplats i sig, och om ett projekt är en eller flera byggarbetsplatser avgörs genom en helhetsbedömning.

Den privatperson som anlitar en hantverkare för sitt badrum behöver alltså inte tänka på personalliggare. Är byggherren däremot en bostadsrättsförening, ett fastighetsbolag eller en kommun gäller reglerna fullt ut.

Byggherrens ansvar

Byggherren – den som för egen räkning utför eller låter utföra arbetena – har tre skyldigheter:

• Anmäla byggarbetsplatsen till Skatteverket innan byggverksamheten påbörjas, med uppgift om när den startar och var den bedrivs (7 kap. 2 a § SFL). Enklast anmäler du i Skatteverkets e-tjänst, och platsen får då ett identifikationsnummer.
• Tillhandahålla utrustning så att en elektronisk personalliggare kan föras på byggarbetsplatsen.
• Hålla personalliggaren tillgänglig för Skatteverket på byggarbetsplatsen, och avanmäla platsen när arbetet är klart.

För att anmäla, se och avanmäla platser i e-tjänsten måste du vara behörig firmatecknare eller registreringsombud för personalliggare bygg. Behörighet som registreringsombud söker du med blankett SKV 4856.

Överlåta ansvaret till entreprenören

De flesta byggherrar lämnar över skyldigheterna till sin general- eller totalentreprenör. Det är tillåtet enligt 39 kap. 11 c § SFL, men bara om byggherren och en näringsidkare som självständigt ansvarar för arbetets utförande skriftligen har avtalat att entreprenören ska fullgöra samtliga byggherreskyldigheter: anmälan, utrustning, tillgänglighet och avanmälan. Ett muntligt besked eller en allmän formulering i AF-delen räcker inte, så skriv in det tydligt i kontraktet. Läs mer om byggherrerollen i guiden om byggherren.

Entreprenörens ansvar: vem ska registreras och hur

Varje företag som bedriver byggverksamhet på platsen ska föra en elektronisk personalliggare – det gäller huvudentreprenören, alla underentreprenörer och även leverantörer som monterar på plats. I liggaren ska följande finnas:

• Företagets namn och person-, samordnings- eller organisationsnummer.
• Byggarbetsplatsens identifikationsnummer.
• Namn och person- eller samordningsnummer för alla som är verksamma i företagets byggverksamhet på platsen – inte bara anställda utan även inhyrda, ägare och praktikanter.
• Tidpunkt när varje arbetspass börjar och slutar, varje dag personen arbetar på platsen.

Registreringen ska göras löpande, när arbetspasset börjar och slutar – inte i förväg och inte i efterhand. Den som bara kortvarigt lastar eller lossar material, varor eller hjälpmedel behöver inte registreras. Uppgifterna ska sparas i två år efter utgången av det kalenderår då företagets beskattningsår gick ut.

Entreprenören ska hålla sin liggare tillgänglig även för byggherren, som ska kunna visa den samlade liggaren för hela platsen (39 kap. 12 § SFL). Därför använder i praktiken ofta alla företag på platsen byggherrens eller huvudentreprenörens system.

Elektronisk personalliggare: krav på systemet

Personalliggaren ska vara elektronisk. Det finns inget krav på certifiering av systemet – du väljer själv bland lösningarna på marknaden. Systemet måste uppfylla kraven i 9 kap. 5 § skatteförfarandeförordningen (2011:1261) och Skatteverkets föreskrifter SKVFS 2015:6. Vid kontroll ska uppgifterna kunna lämnas i det XML-format som Skatteverket anger.

Vanliga lösningar är en inpasseringsterminal vid grinden där man drar ID06-kortet, eller en mobilapp med geografisk avgränsning. Ingen lösning är fel i sig, men den måste fungera i vardagen. En terminal som ofta krånglar eller en app som kräver mobiltäckning där det inte finns någon ger snabbt luckor i liggaren.

Praktiska tips för platsen

• Sätt upp terminalen där alla passerar, och ha en rutin för när den inte fungerar.
• Gå igenom in- och utregistrering vid introduktionen av varje ny UE och varje ny person.
• Låt arbetsledningen stämma av liggaren mot bemanningen dagligen, till exempel vid morgonmötet.
• Kräv i underentreprenadkontraktet att UE registrerar sin personal, och koppla det till betalningen.
• Notera avvikelser i byggdagboken så att du kan förklara dem vid en kontroll.

Kontrollbesök: så går det till

Skatteverket får göra kontrollbesök på byggarbetsplatser för att kontrollera att liggaren förs och att utrustning finns (42 kap. 8 § SFL). Besöket behöver inte föranmälas; underrättelse lämnas så snart det kan ske utan att kontrollen förlorar sin betydelse. Kontrollbesök får inte göras inne i en lägenhet som används som bostad.

Vid besöket får Skatteverket be dem som arbetar på platsen att styrka sin identitet och fråga för vilket företag de arbetar (42 kap. 8 a § SFL). Uppgifterna stäms sedan av mot personalliggaren. Liggaren ska kunna visas direkt, med alla registreringar, ändringar och tillägg, och uppgifterna ska vara läsbara elektroniskt. Kontrollen ska genomföras så att verksamheten inte hindras i onödan.

Kontrollavgifter: beloppen i 50 kap. SFL

Finner Skatteverket vid ett kontrollbesök att någon inte fullgör sin skyldighet ska kontrollavgift tas ut. Avgifterna är fasta belopp (50 kap. 3–4 §§ SFL):

• Entreprenör som inte för liggare, eller inte håller den tillgänglig: 12 500 kronor per kontrolltillfälle plus 2 500 kronor för varje person som är verksam men inte finns i liggaren.
• Byggherre som inte tillhandahåller utrustning eller inte håller liggaren tillgänglig: 12 500 kronor per kontrolltillfälle.
• Byggherre som inte har anmält byggarbetsplatsen: 25 000 kronor.
• Upprepad överträdelse inom ett år från ett tidigare beslut om kontrollavgift: grundavgiften blir 25 000 kronor i stället för 12 500 kronor.

Efter ett beslut om kontrollavgift ska bristen åtgärdas inom skälig tid, och under den tiden tas ingen ny avgift ut för samma brist (50 kap. 6 § SFL). Den som ska betala avgiften befrias helt eller delvis om det vore oskäligt att ta ut hela beloppet (51 kap. SFL), men räkna inte med det. Beslut kan omprövas och överklagas.

Med några UE på platsen kan beloppen snabbt bli kännbara. Ett kontrollbesök där fyra personer hos en underentreprenör saknas i liggaren kostar den underentreprenören 12 500 + 4 × 2 500 = 22 500 kronor.

ID06: branschens id-kort

ID06 är byggbranschens gemensamma system för id-kort och behörigheter och drivs av ID06 AB. Kortet visar vem personen är och vilket företag hen arbetar för, och det används för att registrera närvaro i den elektroniska personalliggaren. Tanken är att alla på arbetsplatsen ska veta vilka som är där.

ID06 är inget lagkrav. Lagen kräver personalliggare men säger inget om vilket kort eller system som ska användas. I praktiken kräver nästan alla större beställare och entreprenörer ID06 i sina kontrakt, och de flesta liggarsystem är byggda för att läsa korten.

Tjänsterna runt ID06

• ID06-kortet – beställs via arbetsgivaren. Kortinnehavaren identifierar sig med pass eller nationellt id-kort som gäller som resehandling inom EU.
• ID06 Digitalt bevis – ett tillfälligt bevis som visar att beställningen är godkänd och att ett fysiskt kort är på väg.
• ID06 Kompetensdatabas – samlar giltiga utbildningsbevis, till exempel för ställning, fallskydd eller heta arbeten, och kopplar dem till kortet så att de kan kontrolleras på plats.
• ID06 Bolagsdeklaration – en tjänst för att bedöma, kontrollera och följa upp leverantörskedjor.
• MittID06 – webbtjänsten där företag och kortinnehavare hanterar beställningar och uppgifter.

Kompetensdatabasen är särskilt användbar för platsledningen. I stället för att samla intygskopior i en pärm kan du kontrollera att den som ska bygga ställning eller arbeta med fallskydd har giltig utbildning. Läs mer om branschens kort och intyg i guiden om certifieringar i byggbranschen.

Checklista för byggherre och huvudentreprenör

Personalliggaren är en del av projektstarten, inte något som löses när de första hantverkarna står vid grinden. Gå igenom punkterna nedan innan etableringen.

Före byggstart

• Bedöm om den sammanlagda kostnaden kan antas överstiga fyra prisbasbelopp, och dokumentera bedömningen.
• Bestäm om byggherrens skyldigheter ska överlåtas till entreprenören, och skriv i så fall in det i kontraktet med hänvisning till samtliga skyldigheter.
• Anmäl byggarbetsplatsen i Skatteverkets e-tjänst och notera identifikationsnumret.
• Välj system för den elektroniska liggaren och kontrollera att det fungerar på platsen, även där mobiltäckningen är dålig.
• Skriv in krav på registrering och ID06 i alla underentreprenadavtal och i avtal om inhyrd personal.

Under byggtiden

• Gå igenom registreringen i introduktionen för varje ny person, tillsammans med skyddsregler och arbetsmiljöplanen.
• Stäm av liggaren mot bemanningen på morgonmötet och vid skyddsronden.
• Följ upp företag som ofta har luckor och ta upp det på byggmötet.
• Kontrollera att nya underentreprenörer finns i liggaren från första dagen, även om de bara är på plats en kort tid.

Vid avslut

• Avanmäl byggarbetsplatsen när arbetet är klart.
• Påminn varje företag om att spara sina uppgifter under föreskriven tid.
• Ta med erfarenheter av liggaren i erfarenhetsåterföringen – vad fungerade, och vad gav luckor?

Personalliggaren är också ett verktyg för leverantörskontroll. Många större entreprenörer kontrollerar dessutom underentreprenörernas F-skatt, registrering för arbetsgivaravgifter och betalningar till Skatteverket innan de släpper in dem på platsen. Tjänster som ID06 Bolagsdeklaration är tänkta att underlätta just den kontrollen genom hela leverantörskedjan. Läs mer om branschens struktur och kedjorna av underentreprenörer i guiden om svenska byggbranschen.

Vanliga misstag med personalliggare

• Att börja bygga innan platsen är anmäld. Utebliven anmälan kostar 25 000 kronor.
• Att tro att överlåtelsen till entreprenören sker automatiskt. Den kräver ett skriftligt avtal om samtliga byggherreskyldigheter.
• Att missa att projektet växer över fyra prisbasbelopp genom tillägg.
• Att UE glömmer att registrera inhyrd personal eller sina egna ägare.
• Att registrera i efterhand, till exempel att arbetsledaren fyller i hela dagen på kvällen.
• Att glömma avanmälan när arbetet är klart. Garantiarbeten räknas enligt Skatteverket inte som byggverksamhet.
• Att se liggaren som en IT-fråga i stället för en ledningsfråga. Den fungerar bara om platsledningen följer upp den.

Ta med personalliggaren i checklistan för projektstart och i rutinen för att ta emot nya underentreprenörer. Det kostar mindre än en kontrollavgift.